upphandling och numeriska sätt ranka offerter

Om en förvaltning eller ett företag gör en upphandling så är det vanligt idag att det finns en bedömningsmall som åtminstone delvis är bekant för den som offererar tjänsten. Det kan vara en sisådar sju plusminus två bedömningskriterier. Det är bra och systematiskt om än lite fyrkantigt. Och någon viktig bedömningsdimension kan förstås bli bortglömd men det kan rättas till – isåfall till nästa upphandling. Subjektiviteten i vilka grejer man tycker är värda att fundera på formaliseras på ett bra sätt.

I bedömningsskedet är det vanligt att varje sådant kriterium viktas. Ofta procentuellt. Pris – 30%, Tillgänglighet – 10%, Företagets referenser – 20%, Kompetens – 30% etc etc. Detta görs innan offerterna inflyter. Det är klokt och systematiskt och tillåter upphandlingsgruppen göra bedömningen genomlyslig och oberoende av personliga preferenser. Subjektiviteten i hur viktigt något är formaliseras på ett synligt sätt.

Sedan bedöms varje offert på en numerisk skala – mest typiskt från en till fem. Det är här det blir svårt – en del kriterier är inte numeriska. Hur bedöms kompetens? Ofta blir det en fråga om att ordna offerterna i bäst-till-sämst-ordning och sen strö ut nummer över rankningen. Eller så säger man att de där offerterna är godkända – de får en femma. De där är underkända, de får en etta. Subjektiviteten i vad man tycker om lika saker blir synlig och diskuterbar.

Bedömningarna viktas ihop så att betygen multipliceras med vikterna och sedan väljs den offert som fått bäst betyg.

Fortfarande bra?

Nä.

För om offerterna betygssatts alltför likformigt och viktningen alltför olikformigt kan det bli så att det blir ett enda kriterium som skiljer offerterna åt. Det är enkelt att se om vi tar ett enkelt exempel. Ett antal förslag alla baserade i Stockholm där kunden råkar finnas – tillgängligheten får toppbetyg för alla förslag. Därmed är den dimensionen ointressant. Kvalitet har högst vikt (”vi tänker mest på kvaliteten”) men alla förslag har någon skönhetsfläck och ingen är helkass. Kvaliteten varierar mellan 2 och 4 och då blir den variation i slutbetyget som beror på kvalitet ett enda poängsteg. Priset har lägre vikt men eftersom prisbedömningen utnyttjar större variation i priskriteriet än i de andra är det den enda som styr viktningen: effekten på slutpoängen blir nära två poängsteg. Den som vinner prisbedömningen får jobbet.

Kriterium Vikt Offert A Offert B
Pris 40% 5 3
Kvalitet 50% 3 4
Tillgänglighet 10% 5 5

Och det är värre än ett helt rakt igenom subjektivt förfarande – för alla deltagare tror att bedömningen gått till så att alla kriterier spelat roll!

Annonser

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s

%d bloggare gillar detta: